Hồ sơ xin việc gồm những gì? Cách viết hồ sơ xin việc chuẩn

Hồ sơ xin việc là một trong những tiêu chí quan trọng giúp nhà tuyển dụng tiếp cận và đánh giá ứng viên của mình. Vì vậy để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ và chuyên nghiệp nhất. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin hữu ích giúp bạn lọt vào “mắt xanh” của nhà tuyển dụng và có công việc đáng mơ ước.

Tạo CV xin việc nhanh tại đây !

Bộ hồ sơ xin việc cần những gì?

Một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ sẽ bao gồm các loại giấy tờ liên quan đến người có nhu cầu cần tìm việc làm. Trong đó, các ứng viên sẽ mô tả quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc, mong muốn hiện tại và định hướng tương lai cho vị trí công việc mà họ đang ứng tuyển.

• Sơ yếu lý lịch tự thuật (dán kèm ảnh và có xác nhận của địa phương)
• Đơn xin việc (viết tay hoặc đánh máy)
• CV xin việc
• Giấy khám sức khoẻ (trong thời gian 6 tháng gần nhất)
• Các loại bằng cấp, chứng chỉ (nếu có)
• Bản photo chứng minh thư, sổ hộ khẩu công chứng
• Ảnh chân dung (kích thước 3×4 hoặc 4×6)

Sơ yếu lý lịch

Sơ yếu lý lịch tự thuật là phần đầu tiên và không thể thiếu trong bất kì bộ hồ sơ tuyển dụng nào. Thường mẫu sơ yếu lý lịch sẽ được xây dựng theo một form có sẵn và các ứng viên chỉ cần điền đầy đủ thông tin theo mẫu đó. Khi đã điền đầy đủ, bạn có thể xin dấu xác nhận của chính quyền địa phương tại nơi bạn cư trú.

Tải mẫu sơ yếu lý lịch tại đây !

Đơn xin việc

Tiếp đến là đơn xin việc. Đây cũng là thành phần không thể thiếu, góp phần tạo nên một bộ hồ sơ hoàn thiện. Vì vậy, nếu bạn mong muốn có được vị trí công việc mà công ty đang để trống thì đây chính là lúc để bạn gửi đến công ty, doanh nghiệp những tâm tư, nguyện vọng của mình.

Trong đơn xin việc, bạn cần thể hiện bản thân đã tìm hiểu kỹ càng về công ty, doanh nghiệp. Sau đó, trình bày khả năng, kiến thức, kinh nghiệm, thế mạnh của mình nhằm thuyết phục họ. Hãy cho họ thấy bạn hoàn toàn có thể góp phần hỗ trợ công ty, doanh nghiệp phát triển hơn.

Đặc biệt, để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, bạn có thể viết tay đơn xin việc thay vì đánh máy. Như vậy sẽ thể hiện được sự mong cầu của bạn về công việc đó và được nhà tuyển dụng đánh giá cao.

CV xin việc

Nếu đơn xin việc là một văn bản thể hiện tâm nguyện của bạn muốn được vào công ty thì CV xin việc lại là một bản tóm tắt khoa học về năng lực và trình độ của ứng viên.

Trong một bộ hồ sơ xin việc sẽ luôn cần có một bản CV xin việc cứng được in ra từ bản tạo CV online bạn đã làm trước đó để gửi đến nhà tuyển dụng qua email. Loại hồ sơ này không cứng nhắc như sơ yếu lý lịch, cũng không ngắn gọn súc tích như đơn xin việc.

CV xin việc là một tổng thể hài hòa giữa các giá trị của bản thân người tìm việc: trình độ, kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp mà bạn muốn đạt được, kỹ năng,… Có thể nói, nhà tuyển dụng thường chú ý nhất tới bản CV xin việc làm. Họ dựa vào đây để đánh giá, phân loại cũng như loại bỏ từng ứng viên trước vòng phỏng vấn. Nếu chưa biết cách viết CV xin việc bạn có thể tham khảo qua một số hướng dẫn từ những người có kinh nghiệm đi trước.

Ngoài ra, khi gửi CV xin việc, các ứng viên thường đính kèm thêm một bản thư xin việc hay còn gọi là cover letter nhằm làm nổi bật lên những thế mạnh khác nhau của bản thân, từ đó tác động lớn tới quyết định mời bạn tham gia buổi phỏng vấn trực tiếp của nhà tuyển dụng.

Giấy khám sức khỏe

Trong bộ hồ sơ xin việc sẽ không thể thiếu giấy khám sức khỏe. Thông thường, giấy khám sức khỏe sẽ có 2 loại, một loại khổ A4 và một loại khổ A3 gấp đôi lại. Nhiều doanh nghiệp tuyển dụng sẽ yêu cầu các ứng viên nộp giấy khám sức khỏe để đánh giá xem họ có đủ tiêu chuẩn về sức khỏe để nhận công việc này hay không.

Việc làm giấy khám sức khỏe sẽ có những yêu cầu riêng như về thông tin cá nhân và ảnh chân dung. Những cơ sở y tế được chấp nhận đủ điều kiện cấp loại hồ sơ này mới được quyền cấp và công nhận.

Bằng cấp, chứng chỉ

Tất cả những bằng cấp, chứng chỉ đính kèm trong bộ hồ sơ phải là bản photo công chứng trong thời gian 6 tháng gần nhất. Việc nộp các bằng cấp, chứng chỉ trong bộ hồ sơ là yêu cầu bắt buộc mà nhà tuyển dụng nào cũng muốn ứng viên đáp ứng đầy đủ.

Bên cạnh đó những bằng cấp, chứng chỉ này sẽ là bằng chứng cho những thông tin bạn viết trong CV xin việc và sơ yếu lý lịch là chính xác. Đó cũng là cách để bạn nói cho nhà tuyển dụng rằng bạn có đủ năng lực và trình độ chuyên môn, có thể đảm nhiệm vị trí công việc mình ứng tuyển.

Ảnh chân dung

Ảnh chân dung sử dụng trong hồ sơ xin việc thường là ảnh có kích thước 3×4 hoặc 4×6 được chụp trong 6 tháng gần nhất. Thông thường ảnh sẽ được dán vào sơ yếu lý lịch hoặc CV xin việc. Việc dán ảnh có tác dụng giúp nhà tuyển dụng có thể nhận diện ứng viên.

Đặc biệt, với những công việc ưu tiên yếu tố ngoại hình thì ảnh cá nhân cũng sẽ giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng. Vì vậy dù mục đích là gì thì trong một bộ hồ sơ nhất định cần phải có ảnh chân dung rõ nét.

Các loại giấy tờ khác

Ngoài những giấy tờ trên, bộ hồ sơ hoàn thiện còn cần những loại giấy tờ khác, chẳng hạn như sổ hộ khẩu, giấy khai sinh,… Bạn cần chuẩn bị đầy đủ dù nhà tuyển dụng có yêu cầu hay không. Việc bạn chuẩn bị đầy đủ những loại giấy tờ cần thiết trong hồ sơ xin việc cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp và coi trọng công việc mà mình muốn ứng tuyển.

Hướng dẫn viết hồ sơ xin việc đúng chuẩn

Sau khi đã biết rõ một bộ hồ sơ xin việc gồm những gì, các ứng viên sẽ cần biết cách ghi hồ sơ xin việc thật ấn tượng với nhà tuyển dụng. Dưới đây sẽ là những hướng dẫn giúp bạn viết hồ sơ xin việc chuyên nghiệp nhất.

Hướng dẫn cách viết bìa hồ sơ xin việc

Có rất nhiều các bạn ứng viên quá quan tâm vào những nội dung, giấy tờ bên trong mà quên rằng bìa hồ sơ xin việc cũng rất quan trọng. Nhà tuyển dụng khi nhìn vào bộ hồ sơ của bạn, điều đầu tiên họ nhìn thấy chính là bìa của hồ sơ. Vậy đâu là cách viết bìa hồ sơ xin việc đẹp và ấn tượng nhất?

Bìa của hồ sơ chính là túi đựng tất cả các loại giấy tờ cần thiết bên trong. Điều cơ bản nhất khi nộp hồ sơ trực tiếp là bạn cần biết cách điền đầy đủ thông tin ở khu vực bên ngoài túi đựng đó. Thông thường, bìa hồ sơ chính là bản tóm tắt ngắn gọn nhất các loại giấy tờ có trong bộ hồ sơ của bạn. Những nội dung cần có bao gồm:

• Họ và tên đầy đủ (viết chữ in hoa)
• Ngày/tháng /năm sinh
• Địa chỉ hiện tại, nơi đang cư trú
• Quê quán
• Số chứng minh nhân dân (căn cước công dân)
• Ảnh 4×6
• Những giấy tờ có trong bộ hồ sơ

Bởi bìa hồ sơ chính là đại diện cho gương mặt của bạn, vậy nên hãy chuẩn bị thật sạch đẹp, gọn gàng, chỉnh chu. Đặc biệt, hạn chế việc tẩy xóa nhem nhuốc khiến bìa hồ sơ trở nên mất thẩm mỹ.

Hướng dẫn cách viết sơ yếu lý lịch

Sơ yếu lý lịch thường là một loại hồ sơ bắt buộc được viết dựa trên một khung nội dung có sẵn. Vậy nên, việc tạo được ấn tượng cho nhà tuyển dụng bằng bản lý lịch này không hề đơn giản. Nội dung cần có trong bất kì bản sơ yếu lý lịch tự thuật xin việc nào gồm:

• Ảnh thẻ cá nhân 4×6 chụp trong vòng 6 tháng gần nhất
• Thông tin cá nhân (họ tên, năm sinh, giới tính, dân tộc, nguyên quán, hộ khẩu thường trú, số CMND (căn cước công dân)
• Địa chỉ nơi cư trú
• Dân tộc
• Tôn giáo
• Lý lịch các thành viên trong gia đình

Các thông tin kê khai cần chính xác, đầy đủ. Nêu rõ họ tên đầy đủ, năm sinh, đơn vị công tác và nơi cư trú của các thành viên trong gia đình.

• Quá trình hoạt động của bản thân

Đây chính là mục để bạn trình bày về quá trình học tập và rèn luyện của bản thân đến thời điểm hiện tại. Nếu bạn từng tham gia các hoạt động có liên quan đến công việc bạn ứng tuyển, hãy ghi chi tiết các hoạt động đó. Điều này sẽ tạo được ấn tượng tốt đối với công ty bạn ứng tuyển.

Ngoài những phần nội dung quan trọng kể trên, những nội dung còn lại bạn chỉ cần viết ngắn gọn, đầy đủ. Tuy nhiên, không nên bỏ trống bất kì một mục nào, điều này sẽ khiến bản sơ yếu lý lịch của bạn trở nên không cân đối và không đẹp mắt.

Hướng dẫn cách viết đơn xin việc

Để viết một lá đơn xin việc đúng chuẩn thì bạn cần đáp ứng đủ những nội dung cần thiết. Những nội dung nhất định phải có trong một mẫu đơn xin việc bao gồm:

• Tiêu đề mẫu đơn xin việc: Ghi tên đầy đủ của doanh nghiệp bạn muốn ứng tuyển và viết in hoa tên riêng của công ty đó.
• Họ và Tên người viết đơn: Ghi đầy đủ và chính xác họ và tên của mình theo giấy khai sinh, viết hoa toàn bộ.
• Chứng minh thư nhân dân/Căn cước công dân: Điền đầy đủ số CMTND hoặc số trên thẻ CCCD còn hiệu lực pháp luật.
• Trình độ văn hóa: Ghi 12/12 đối với người đã tốt nghiệp lớp 12. Ghi Đại học/Cao đẳng/Trung cấp đối với những ai học Đại học, Cao đẳng hay Trung cấp.
• Trình độ chuyên môn: Điền ngành nghề mà bạn được đào tạo.
• Ngoại ngữ: Nếu bạn có khả năng về ngôn ngữ nào thì hãy điền ngôn ngữ đó vào mục này.
• Lý do làm đơn: Nêu rõ lý do bạn muốn ứng tuyển vào vị trí công việc một cách ngắn gọn, đầy đủ.
• Kinh nghiệm nghề nghiệp: Bạn cần cho nhà tuyển dụng thấy được bạn có những kinh nghiệm đủ đáp ứng với vị trí ứng tuyển.
• Mong muốn: Hãy cho nhà tuyển dụng thấy bạn rất muốn được làm công việc này, bạn sẽ làm tốt nếu được họ tạo cơ hội.
• Lời cảm ơn: Cuối mỗi lá đơn xin việc hãy có lời cảm ơn như thể hiện sự tôn trọng, phép lịch sự của bạn với nhà tuyển dụng.

Cách viết các loại giấy tờ khác

Tùy thuộc yêu cầu của nhà tuyển dụng mà bạn sẽ cần bổ sung thêm những giấy tờ cần thiết khác. Với trường hợp bạn chưa nhận được bằng tốt nghiệp, hãy xin giấy chứng nhận tốt nghiệp để nhà tuyển dụng biết được bạn đã hoàn thành quá trình tốt nghiệp của mình. Với tất cả những loại giấy tờ xác thực cá nhân bạn đều cần có dấu công chứng của những cơ quan có thẩm quyền.

Một số câu hỏi liên quan đến hồ sơ xin việc

Liên quan đến hồ sơ xin việc, có rất nhiều câu hỏi thắc mắc được đặt ra, dưới đây là một số câu hỏi News.timviec.com.vn đã tổng hợp được, bạn có thể tham khảo.

Hồ sơ xin việc mua ở đâu?

Việc mua hồ sơ xin việc rất đơn giản. Bạn có thể tìm đến các cửa hàng văn phòng phẩm, cửa hàng sách hoặc thậm chí tại các cửa hàng tạp hóa cũng bày bán. Mỗi bộ hồ sơ chỉ có giá khoảng từ 5.000 đến 10.000 đồng.

Hồ sơ xin việc  có cần công chứng không? 

Đối với câu hỏi hồ sơ xin việc có cần công chứng không? Thì câu trả lời là có nhưng không bắt buộc, tùy vào yêu cầu của từng doanh nghiệp. Thường các công ty, doanh nghiệp trong nước hay các tổ chức, cơ quan nhà nước đều yêu cầu công chứng bộ hồ sơ để đảm bảo tính xác thực của các giấy tờ bên trong.

Những giấy tờ quan trọng như: bằng đại học, chứng chỉ ngoại ngữ, chứng chỉ tin học, các loại chứng chỉ nghiệp vụ thì ứng viên nên đi photo công chứng. Việc sử dụng bản photo công chứng sẽ hạn chế được việc thất lạc giấy tờ cần thiết.

Riêng với sơ yếu lý lịch bạn cần lấy xác nhận của chính quyền địa phương nơi bạn đang sinh sống. Bạn có thể ra công an xã, phường hoặc những tổ chức có thẩm quyền để công chứng giấy tờ.

Hồ sơ xin việc có thời hạn bao lâu?

Rất nhiều ứng viên thắc mắc về vấn đề, liệu hồ sơ ứng tuyển việc làm có thời hạn hay không? Câu trả lời là thời hạn của hồ sơ sẽ phụ thuộc vào thời hạn của các giấy tờ có bên trong hồ sơ. Mỗi loại giấy tờ sẽ có những quy định về thời hạn hiệu lực riêng mà bạn cần nắm được.

• Bản sao công chứng vô thời hạn: đó là bản sao của những loại giấy tờ có thời gian hiệu lực vĩnh việc gồm bằng đại học, chứng chỉ, bảng điểm…
• Bản sao hữu hạn: chứng minh thư, giấy khám sức khỏe, một số loại chứng chỉ có thời hạn khác.

Hiện nay, nhiều cơ quan không tiếp nhận những loại bản sao giấy tờ quá 6 tháng trước thời điểm xin việc. Vậy nên, để tránh mất công mất sức hãy chuẩn bị những bản sao giấy tờ mà thời hạn còn dài để không phải tiến hành làm lại giấy tờ, hồ sơ.

Nên dùng hồ sơ xin việc online hay hồ sơ viết tay?

Mỗi bộ hồ sơ xin việc đều bao gồm những loại tài liệu, giấy tờ có nội dung ngắn gọn, độ dài khoảng tầm 2 trang giấy A4 đổ lại, riêng sơ yếu lý lịch sẽ là 4 trang. Và các ứng viên có thể lựa chọn nộp hồ sơ xin việc online hoặc hồ sơ viết tay. Tuy nhiên, thông thường tại các công ty ở Việt Nam hiện tại thì đa số các nhà tuyển dụng sẽ đều yêu cầu ứng viên chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ các giấy tờ và nộp trực tiếp trong buổi phỏng vấn hoặc khi vào làm chính thức.

Đối với hồ sơ xin việc online thì các loại giấy tờ, chứng chỉ đều cần được để ở dạng file Word hoặc PDF. Thường việc gửi hồ sơ xin việc online sẽ được chuyển đi bằng phương pháp online thông qua các trang web tuyển dụng hoặc gửi bằng thư điện tử qua địa chỉ email chính thức của đơn vị tuyển dụng. Với những giấy tờ không thể tạo online thì bạn cần scan giấy tờ để định dạng tệp phù hợp.

Trong khi đó, nếu nộp bộ hồ sơ cứng thì bạn có thể viết tay các loại giấy tờ như: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch tự thuật và CV xin việc. Còn những giấy tờ chứng chỉ khác sẽ được in thành bản cứng, có dấu công chứng của chính quyền chức năng. Hồ sơ xin việc viết tay có thể dựa theo mẫu có sẵn để điền những thông tin cần thiết.

So sánh giữa hồ sơ xin việc online và hồ sơ xin việc viết tay, mỗi loại đều có những ưu và nhược điểm riêng. Nếu làm hồ sơ xin việc online, bạn chỉ cần tập trung vào các phần quan trọng như: kinh nghiệm làm việc, năng lực chuyên môn… để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Ngược lại, nếu làm hồ sơ xin việc bằng tay, bạn sẽ thể hiện được sự thiện chí cũng như mong cầu của bản thân về công việc mà bạn ứng tuyển. Tuy nhiên, dù làm theo cách nào thì hồ sơ xin việc cũng cần cung cấp đầy đủ thông tin một cách chuyên nghiệp nhất.

Sắp xếp giấy tờ như thế nào để thu hút nhà tuyển dụng?

Vì một bộ hồ sơ xin việc bao gồm rất nhiều giấy tờ khác nhau và nhà tuyển dụng lại không dành quá nhiều thời gian để xem xét nó. Bởi vậy, để nhà tuyển dụng nhanh chóng nắm bắt thông tin, ứng viên cần đưa một số giấy tờ quan trọng lên trước. Cụ thể, bạn nên đặt CV xin việc và đơn xin việc lên đầu tiên, sau đó mới đến các chứng chỉ, văn bằng. Như vậy ứng viên không chỉ thể hiện được sự chuyên nghiệp của bản thân mà còn được đánh giá cao trong mắt nhà tuyển dụng.

Những kinh  nghiệm khi chuẩn bị bộ hồ sơ xin việc

Muốn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, ứng viên sẽ cần lưu ý đến những vấn đề sau trong hồ sơ xin việc:

• Đảm bảo các nội dung trong hồ sơ chính xác, đầy đủ thông tin.
• Sử dụng một loại mực để viết hồ sơ xin việc. Tránh các lỗi sai chính tả không đáng có.
• Câu văn diễn đạt ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc, truyền tải đúng nội dung ứng viên mong muốn.
• Chuẩn bị thêm một bản CV xin việc bên ngoài bộ hồ sơ để gửi nhà tuyển dụng trong buổi phỏng vấn.
• Nộp hồ sơ xin việc đúng địa chỉ, thời gian và địa điểm của công ty bạn ứng tuyển.
• Nên công chứng các loại giấy tờ trong hồ sơ để đảm bảo tính xác thực của nó.

Hi vọng với những thông tin trên đây, bạn đọc đã có những câu trả lời thỏa đáng cho các thắc mắc của mình liên quan đến hồ sơ xin việc. Từ đó có sự chuẩn bị tốt nhất cho quá trình tìm việc và nhận được công việc mà mình mong muốn.

➣ Đọc thêm: Hướng dẫn hoàn thiện các giấy tờ trong bộ hồ sơ xin việc